Дипломный доклад Анализ системы научно-справочного аппарата к документам архива

Представляем Вашему вниманию бесплатный образец доклада к диплому на тему «Анализ системы научно-справочного аппарата к документам архива».

Слайд 1

Здравствуйте, уважаемые члены аттестационной комиссии!

 

Слайд 2

Тема моей дипломной работы — «Анализ системы научно-справочного аппарата к документам архива на примере филиала ГКУСО Государственный архив документов по личному составу Свердловской Области Горнозаводского Округа город Кушва».

Актуальность темы обусловлена тем, что необходимым  условием  успешного  развития  научно-информационной  деятельности  архивов  является  качественная  система  научно-справочного  аппарата. И в последнее время основной акцент успешной деятельности архивов делается на развитие системы электронного НСА.

 

 

Слайд 3

Целью выпускной квалификационной работы является провести анализ системы  научно-справочного аппарата  к  документам архива  по личному  составу  Свердловской  области  в  Горнозаводском  округе и  разработать  рекомендации по  его совершенствованию.

Целевая направленность исследования обусловила  необходимость решения следующих задач:

1. изучить  теоретические аспекты  системы  НСА к  документам архива;
2. исследовать  элементы  НСА;
3. проанализировать  систему  НСА  к документам  филиала архива по личному  составу  города  Кушвы;
4. выявить  недостатки  в  системе  НСА  филиала  архива и  разработать  рекомендации  по  их устранению.

Слайд 4

Предмет  исследования  —  анализ  системы  научно-справочного  ап-парата  к документам  архива.

Объект  исследования — система  НСА  к  документам  филиала  Государственного  казенного  учреждения  Свердловской  области «Государственный  архив  документов по личному  составу Свердловской области»  Горнозаводского  управленческого  округа  (г. Кушва)  (ГКУСО « ГАДЛССО»).

При написании ВКР использованы нормативные документы: всего 11 наименований литературных источников. Работа состоит из введения, 2 глав, заключения, списка литературы и приложений.

Цель работы предопределила содержание дипломной работы. Содержание представлено на слайде номер 4.

 

Слайд 5

Для достижения цели, во второй главе работы производится Анализ системы НСА к документам филиала ГКУСО «Государственного архива документов по личному составу Свердловской области» в Горнозаводском управленческом округе.

Объектом  исследования  является  филиал  Государственного  казенного  учреждения  Свердловской  области  “Государственный  архив  документов  по личному  составу  Свердловской  области”  в  Горнозаводском  управленческом  округе  (г. Кушва)  (ГКУСО  “ГАДЛССО”)

Численность  работающих  в архиве  составляет,  11   человек  включая  директора. Сотрудники  филиала  архива  проводят  работу  по  исполнению  запросов  организаций  и  граждан, связанных  с  обеспечением  их  прав  и  законных  интересов. Ежегодно  работники  архива  исполняют  свыше  1500  запросов  социально-правового  характера. Организуют  работу  читального  зала.

Перечень услуг архива представлена на слайде.

Слайд 6

Для анализа системы начуно-справочного аппарата  филиала  архива рассмотрим  опись  дел  по  личному  составу  на  примере Открытого  акционерного  общества  «Уралнефть».

В  научно-справочный  аппарат  (далее – НСА)  описи  дел, документов входят:  титульный лист,  содержание  (оглавление), предисловие, список сокращений. Научно-справочным  аппаратом  к  фонду  является  историческая  справка  и  справка  о  неполноте  состава  документов.

НСА  к  описи  и  к  фонду  необходимо  составлять, используя  шрифт Times  New  Roman, размер  шрифта – 14, интервал  между  строками – 1,5.

ТОЛЬКО У НАС!

Доклад, презентация без предоплаты	Более 100 бесплатных примеров	Доработки бесплатно	Срок от 1 часа до 1 дня	Гарантия низкой цены

 

Хочу сделать заказ!

 

Слайд 7

Титульный лист составляется один раз — в целом к описи.

На титульном листе описи дел, документов помещаются следующие реквизиты:

— название  архива;

— название  фонда;

— номер  фонда;

— номер  описи;

— название  описи;

— крайние  даты  внесенных  в  опись  архивных  документов.

На слайде представлен пример титульного листа описи дела  по  личному  составу  на  примере Открытого  акционерного  общества  «Уралнефть»

Слайд 8

Оглавление в документе необходимо для быстрого поиска дел по описи, закрепления  схемы  систематизации  дел  в  описи. Помещается  оглавление  в начале  описи, после  титульного  листа.

В оглавлении  перечисляются: предисловие, список сокращений, названия  всех  разделов  и  подразделов  описи, указатели  (если имеются). Напротив  каждого  названия  проставлены  номера  листов, на  которых  они  расположены.

Если опись дел небольшая и расположена на одном листе, то допускается  оглавление  к  описи  не  составлять.

На слайде представлен пример оглавления описи дела  по  личному  составу  на  примере Открытого  акционерного  общества  «Уралнефть»

Слайд 9

Обязательным  элементом  НСА  к  описи  является  предисловие.

Предисловие  составляется  к  каждой  отдельной  описи  фонда, чтобы отметить  особенности  построения  описи  и  состава  документов, а  также  их  описания.

В  предисловии  к  описи  история  фондообразователя  и  история фонда  изложено  кратко, сжато, так  как  помимо  предисловия  составлена  историческая  справка  к  фонду  за  период  соответствующий  документам  в  описи, в  которой  подробно  рассмотрены  эти  вопросы.

В  предисловии  освещены   следующие  вопросы:

— дата  возникновения, реорганизации, ликвидации  организации  со ссылкой на номера и даты распорядительных документов, его подчиненность.

— компетенция, структура, функции  учреждения — фондообразователя, сеть  подведомственных  организаций;

— дата  и  основание  поступления  документов  фонда  в архив, их объем  и  крайние  даты.

Список  сокращений  составляется  в  тех  случаях, если  в  тексте  описи  применяются  сокращения  слов.

Назначение  списка  сокращений – унифицировать  приемы  описания  в описи  и  справочного  аппарата  к  ней  и  уменьшить  ее  объем.

Список  сокращений  помещен  после  предисловия  к  описи.

Слайд 10

Описательная статья описи — это совокупность сведений о деле. Обязательным  требованием, предъявляемым  к  описи, является  полнота  её описательных  статей.

Описательная  статья  описи  дел  по  личному  составу  (Приложение  Д)  включает  в себя  следующие  элементы:

графа  1 — порядковый  номер;

графа  2 — индекс  дела;

графа  3 — заголовок  дела  (тома, части);

графа  4 – дата  дела  (тома, части);

графа  5 – срок  хранения  дела  (тома, части);

графа  6 — количество  листов  в  деле  (томе, части);

графа  7 – примечание.

Слайд 11

Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Историческая  справка  составляется  к фонду. Историческая справка состоит из информации по истории  фондо-образователя  и  истории  архивного  фонда.

В  сведения  по  истории  фондообразователя  включены: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации- предшественника  и  правопреемника.

Историческая справка состоит из трех разделов, текст написан в  официально-деловом  стиле:

—  истории  организации  (фондообразователя);

—  истории  фонда;

—  характеристики  документов  фонда.

Так  же  в  архиве  составлен  сводный  аннотированный  перечень поступлений  в  справочно-информационный  фонд  за  2015  год  в  него  включены: справочные  издания, энциклопедии, учебники, научно-популярная литература, информационные  бюллетени, вестники, периодические  издания.

Научно-справочный  аппарат  архива  состоит  из  описи,  исторической  справки  к  фонду  и  перечня. Такие  справочники как каталог, обзор, путеводитель  в  архиве  не ведутся.

Слайд 12

Проведенный анализ системы научно-справочного аппарата к документам архива на примере филиала ГКУСО Государственный архив документов по личному составу Свердловской Области Горнозаводского Округа город Кушва позволил составить рекомендации по совершенствованию системы научно-справочного аппарата филиала  архива.

Считаю, что  целесообразным  является  создание  картотек  по  лич-ному  составу  для  поиска  сведений  о  трудовом  стаже, зарплате  и  других данных социально-правового  характера. Карточки  должны  содержать  фамилию, имя, отчество  сотрудника  организации  и  поисковые  данные  (номер фонда, описи, дела  и  листов) документов,  в  которых  имеются  сведения  о  нем. Карточки  систематизируют  по  фамилиям  в  порядке  алфавита  в  пределах  одинаковых  фамилий  по  алфавиту  имен  и  отчеств.

При  создании  электронного  НСА с использованием  современных программных  средств, будет  достигнут  эффект  мобильности  т.е.  появится возможность  оперативного  использования  в отделах  и  службах  архива, а при  использовании  в  сетях  и  интернет  технологиях  будет  достигнут  эффект  публичности, т.е.  доступности  информации  для  большого  количества  пользователей.

Предлагаю  перевести  описи  в  электронный  формат, это  позволит  получать  оцифрованные  изображения  документов  с  корректировкой качества, восстановление угасающего текста, обеспечить возможность многократной  выдачи  и  многократного  копирования  документов  без  обращения  к  подлинникам; в  конечном  итоге  приведет  к  более  оперативному  информационному  обеспечению  заявителей.

Слайд 13

Таким образом, Цель работы — провести анализ системы  научно-справочного аппарата  к  документам архива  по личному  составу  Свердловской  области  в  Горнозаводском  округе и  разработать  рекомендации по  его совершенствованию – достигнута.

Спасибо за внимание! Доклад окончен.

 

Мне тоже нужен хороший доклад!